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  • Jessie

Formalités obligatoires pour les entreprises collectant et traitant des informations nominatives

Dernière mise à jour : 6 mai



 


Protégez-vous des sanctions en appliquant

les bonnes pratiques



Vous êtes chef d'entreprise et vous souhaitez collecter et exploiter un traitement automatisé contenant des informations nominatives ? Vous êtes donc dans l'obligation d'effectuer des formalités de déclaration auprès de la CCIN (Commission de Contrôle des Informations Nominatives), sous peine de sanctions.  

 

Qu'est ce qu'une information nominative ?

 

Toute information permettant d'identifier une personne directement ou indirectement : numéro identifiant, numéro d'assuré social, numéro de matricule interne, nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'immatriculation de véhicule, etc.

 

Qui est concerné ?

 

Toutes les sociétés qui collectent et exploitent des informations nominatives par l'intermédiaire de moyens informatiques ou électronique. Par exemple :  

 

  • Recensement de l'ensemble des informations clients, prospects ;

  • Utilisation d’un site internet ;

  • Utilisation d'un logiciel de gestion du personnel ;

  • Utilisation de la messagerie professionnelle au travail ;

  • Télétravail et protection des données personnelles ;

  • Mise en place d'un système biométrique pour permettre l'accès aux locaux commerciaux ;

  • Mise en place des caméras de vidéo surveillance dans son entreprise ;

  • Etc.

  

Comment effectuer les formalités ?

 

La CCIN met à disposition sur son site quatre formulaires de déclaration :

 

  • Déclaration ordinaire : pour la majorité des sociétés commerciales (SARL, SAM, SCS, SNC, etc.) ;    

  • Déclaration simplifiée : pour les traitements ne présentant pas d’atteinte aux droits et libertés des personnes ;  

  • Demande d’autorisation : pour les traitements automatisés comportant des données portant sur des soupçons d’activités illicites, des infractions, des données biométriques nécessaires au contrôle de l’identité des personnes ;  

  • Demande d’avis : pour les entités publiques, les administrations et certaines sociétés commerciales.

 

N.B : Dès lors qu’une modification intervient dans l’un des éléments d’un traitement automatisé déclaré, le responsable de traitement est tenu de constituer un nouveau dossier. Toute suppression d'un traitement doit également être déclarée.

 




Nous serions ravis de vous accompagner dans ces démarches.

Contactez nous par email pour recevoir rapidement notre proposition.  




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